ワイズ株式会社の五反田明駿です。 このブログは自分の考えをアウトプットするブログです。
みなさん、こんにちは。
五反田明駿です。
本日は、断りのメール、値上げの連絡、お詫び——気をつかうメールこそAIに下書きさせるといいという話をします。
定型的なメールをAIに任せる話はよく聞きます。ですが実際に時間を食っているのは、定型メールではありません。書き出しで10分止まるような、気の重いメールのほうです。ここにAIを使うと効きます。
断りのメールは、入力だけなら
数分で終わることもあります。
それでも送信まで時間がかかるのは、
「どう書けば関係を傷つけないか」と
迷っている時間が長いからです。
角が立たないか、そっけなくないか、
言い訳がましくないか。
この迷いで手が止まり、後回しにすると、
返信が遅れてさらに気まずくなります。
AIが減らせるのは、この迷って止まる時間です。
何もない状態から書くのは大変ですが、
文面が目の前にあれば、
違う部分を直す作業に変わります。
一度に3案出してもらえば、
丁寧さや距離感を比べて選べます。
ただし、AIに決断を任せるわけではありません。
断るか、値上げするか、何を謝るかは人が決め、
AIにはその内容を伝える文章の
たたき台を作ってもらいます。
ただ「断りのメールを書いて」では、
状況に合わない文章になりやすいため、
相手との関係と今後の希望まで伝えます。
ポイントは、断る理由と、
今後どうしたいかを具体的に書くことです。
固有名詞や社外秘を入れなくても、
関係性と判断理由があれば精度は上げられます。
値上げの連絡では、理由だけでなく、
変更時期と、改定後も維持する価値を伝えます。
「謝りすぎない」「落ち着いて説明する」など、
希望するトーンを指定するのがコツです。
出力が強すぎたり弱すぎたりしたら、
一度で決めずに調整してください。
お詫びでは、きれいな文章よりも、
何が起き、どう対応するかが重要です。
AIに原因を考えさせてはいけません。
事実と対応は自分で確定し、
文章の整理だけを任せます。
未確定の納期を勝手に約束していないかも
必ず確認してください。
取引先名、担当者名、未公開の金額、
契約内容、社内事情などを入力する前に、
会社のAI利用ルールと利用サービスの設定を
確認してください。
下書き段階では「取引先A」「担当者」などに置き換え、
必要な固有名詞は最後に自分で戻す方法があります。
入力する情報を最小限にすることも、
AIを仕事で使う基本です。
AIの文章は整っていても、
相手との距離感や自分らしさが
十分に反映されないことがあります。
AIは下書きまで、仕上げと送信は自分。
この線引きを守ってください。
気をつかうメールでAIが役立つのは、
書く作業より、迷って止まる時間を
減らせるからです。
たたき台があれば、判断と修正に進めます。
背景を具体的に伝え、3案を比べ、
事実とトーンを自分で確認する。
まずは固有名詞を伏せた状態で、
一番書き出しに迷っているメールから
試してみてください。
※AIサービスへ入力できる情報は、所属先の規程、契約、利用するサービスの設定や規約によって異なります。機密情報・個人情報の取り扱いを確認し、送信前には必ず人が内容を確認してください。
五反田明駿（ごたんだ めいしゅん）
ワイズ株式会社 代表取締役社長。
Webマーケティング、営業代行、インサイドセールス、
人材育成を手がけるかたわら、
AI活用スクール「AcademyAI」を運営しています。
詳しい運営情報や発信内容は、
一次情報リンク集からご確認ください。
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