品川区の社長です！
みなさん、こんにちは。
五反田明駿です。
本日は、社内でAIを使うときに決めた禁止事項についてお話しします。
「情報漏洩が怖くて、社員に使わせられない」
経営者の方からいちばん多く聞く不安です。
私が運営しているAcademyAIでも、同じ相談をよく受けます。
ただ、押さえるところを押さえれば、過度に怖がる必要はありません。
今日は実際にうちで決めていることをお話しします。
一番の懸念は、入力した内容がAIの学習やサービス改善に使われる可能性です。
無料版や個人向けプランでは、サービスによって入力内容の扱いが異なります。
つまり、社員が取引先の名前や見積金額をそのまま打ち込むと、
会社が想定していない形で情報が扱われる可能性があるということです。
悪意がなくても起きます。
むしろ「便利だから」と善意で使った結果として起きるほうが多いです。
もう一つ見落としがちなのが、個人アカウントでの利用です。
会社としてツールを導入していなくても、
社員が自分のスマホやアカウントで業務の資料を扱っているケースは実際にあります。
会社が把握していないところで使われているほうが、リスクとしては大きいです。
実際、「導入するかどうか検討中」という会社の社員が、
すでに個人で使っているという話はよく聞きます。
禁止していれば起きないというものでもありません。
むしろ会社が何も言わない状態のほうが、判断が個人任せになって危ない。
導入するかどうかを決める前に、最低限の線引きだけ共有しておくほうが安全だと思っています。
うちで最初に決めたのは、使い方のルールではなく禁止事項でした。
「これは入力しない」というリストです。
「何ができるか」を先に教えると、判断が個人任せになります。
「これだけはダメ」を先に決めるほうが、現場は迷いません。
AcademyAIでも、受講生の方には最初にこの4つをお伝えしています。
細かいマニュアルを作る会社もありますが、
正直なところ、読まれないことのほうが多いと思います。
それよりも4つに絞って、全員が覚えている状態にするほうが機能します。
判断に迷う場面が出てきたら、そのときに項目を足していけばいい。
最初から完璧なものを作ろうとすると、いつまでも導入できません。
とはいえ、実際の業務データを使えないと意味がない場面もあります。
そこで使うのが、固有名詞を置き換えてから渡すやり方です。
たとえば商談メモを整理させたいとき。
× 株式会社〇〇の田中部長との商談。見積は450万円で…
○ A社の担当者との商談。見積は提示済みで…
これだけで、要約や整理といった作業はほぼ問題なくできます。
AIに判断させたいのは文章の構造であって、社名そのものではないからです。
慣れてくると、この置き換えは無意識にできるようになります。
うちでは「A社」「B社」と置き換える書き方を共通ルールにしているので、
あとから読み返すときも混乱しません。
数字も、金額そのものが不要な場面なら、
「提示済み」「先方の想定より高め」といった書き方で足りることが多いです。
この考え方は、資料の要約でも同じです。
社内資料をそのまま貼り付けるのではなく、
「何を整理してほしいのか」だけを抜き出して渡す。
全文を読ませないと要約できないと思われがちですが、
実際には論点さえ渡せば十分な答えが返ってきます。
丸ごと渡す癖をやめるだけで、リスクはかなり下がります。
多くのAIサービスでは、入力内容を学習や改善に使うかどうかを、
設定や契約条件で確認できる場合があります。
法人向けプランでは、個人向けとはデータの扱いが違うこともあります。
導入を決める前に、使う予定のサービスの設定画面と利用規約を一度確認しておいてください。
ここは仕様が変わることがあるので、
一度確認したから安心とは言い切れません。
プラン改定や機能追加のタイミングで扱いが変わる可能性があります。
半年に一度でいいので、見直すタイミングを決めておくと安全です。
ルールを作っても、共有されていなければ意味がありません。
うちでは新しくAIを使い始める社員には、
必ず最初に禁止事項だけ伝えるようにしています。
逆に言えば、そこさえ守られていれば、あとは自由に触ってもらったほうが早く上達します。
使う前に申請が必要、用途を限定する、といった制限をかけすぎると、
結局誰も使わなくなります。
それでは導入した意味がありません。
実際に手を動かしてみないと、何に使えるかは分かってきません。
禁止事項という最低限の線だけ引いて、あとは任せる。
この形が、いちばん現実的だと思っています。
それと、使ってみて分かったことを共有する場があると定着が早くなります。
「こういう使い方をしたらうまくいった」という話が出てくると、
他の社員も試すようになります。
上から使い方を教えるより、この形のほうが広がりが早い。
導入で止まってしまう会社は、たいていルール作りに時間をかけすぎている印象があります。
社内でAIを使うときに必要なのは、
細かいマニュアルではなく「これは入れない」というリストです。
固有名詞を置き換えて渡す習慣がつけば、
日常業務の多くは安全に回しやすくなります。
まずは禁止事項を4つ決めて、共有するところから始めてみてください。
完璧なルールを作ってから始めるより、そのほうが早いはずです。
五反田明駿（ごたんだ めいしゅん）
ワイズ株式会社 代表取締役社長。
Webマーケティング、営業代行、インサイドセールス、
人材育成を手がけるかたわら、AI活用スクール「AcademyAI」を運営しています。
AcademyAIについて詳しく知りたい方は、一次情報リンク集の公式情報をご確認ください。
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